Au sein du service Population, sous l’autorité de la Responsable, l’agent d’état civil instruit et constitue les actes d’état civil, enregistre et délivre les documents administratifs. Il assure l’accueil physique et téléphonique du public.

Missions du poste

Gestion des cartes nationales d’identité (CNI)/ Passeports biométriques.

- Gérer le planning des rendez-vous via le logiciel Synbird.

- Instruire les dossiers

- Maîtriser le processus et le déroulement des opérations

- Vérifier les dossiers de demande avec les administrés

- Procéder aux enregistrements des demandes de création et renouvellement sur la plateforme de l’Agence Nationale des Titres sécurisés (ANTS)

- Effectuer la remise des titres

Etat-Civil

- Traiter les demandes d’État Civil : délivrance des actes, apposition des mentions, reconnaissances, mariages, livrets de famille, transcription de décès, jugements de toutes natures, appositions de mentions, enregistrement des décès, Recensement citoyen, etc...)

Elections

- Participation à l’organisation des élections (suivi de la liste électorale, organisation logistique des bureaux de vote…)

Gestion administrative des cimetières

- Vente des concessions et suivi des renouvellements

Activités secondaires, selon les besoins du service

- Assurer la suppléance à l’Accueil de la Mairie

- Accueillir et renseigner le public

- Orienter le public vers les services

- Noter et transmettre les messages aux différents services

Profil recherché

Expérience souhaitée dans un service d’État Civil

Connaissances réglementaires dans le domaine de l’État Civil

Connaissances réglementaires en matière de délivrances de titre d’identité

Connaissances de la législation et des procédures administratives en matière d’élections

Connaissances de la législation en matière funéraire

Connaissances des acteurs institutionnels

Maîtrise des outils bureautiques

Savoir s’adapter aux logiciels métiers (Berger-Levrault)

Savoir Faire

- Savoir écouter et reformuler les demandes du public

- Savoir comprendre et respecter les consignes et les délais impartis

- Savoir planifier et hiérarchiser ses activités en fonction du temps disponible

- Savoir analyser, synthétiser les situations et difficultés rencontrées

- Savoir être autonome et prendre des responsabilités ou des initiatives dans son domaine de compétence

Savoir être

- Sens du service public, respect de la hiérarchie et des consignes, discrétion professionnelle, respect du public (courtoisie et tenue)

- Très bon sens relationnel

- Sens du travail en équipe : sociabilité et intégration dans le travail collectif

- Faire preuve de responsabilité (savoir anticiper, prévoir et rendre compte)

- Faire preuve de discrétion et confidentialité

- Organisation, rigueur et méthode

- Savoir gérer des situations de stress

- Faire preuve de patience et de maîtrise de soi

- Dynamisme et motivation

Temps de travail : temps complet – Rémunération mensuelle : statutaire – Régime indemnitaire – Participation santé et prévoyance

Candidature (lettre de motivation + CV + dernier arrêté fixant la situation administrative) à adresser avant le 25 juin 2023 par courrier à : Monsieur Le Maire d'ORTHEZ - 1 Place d’Armes - BP 119

64301 ORTHEZ CEDEX

Ou par mail : drh@mairie-orthez.fr